Datenschutzerklärung für Aktionäre
Schweizer Electronic AG
Schweizer Electronic AG Aktien sind Namensaktien, deshalb sind wir gesetzlich verpflichtet, ein Aktienregister zu führen. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie uns über Ihre Bank, schriftlich oder per E-Mail personenbezogene Daten für das Aktienregister zur Verfügung stellen oder uns über Änderungen zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten im Aktienregister der Schweizer Electronic AG informieren. Wir möchten Sie hiermit auch darüber informieren, welche Datenschutzrechte Ihnen zustehen.
1. Datenkategorien, Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie weiteren relevanten Rechtsvorschriften.
Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Weitergehende optionale Informationen, die wir von Ihnen erhalten sind ggf.
E-Mail-Adresse und Telefon-Nr.
Regelmäßig leiten die, beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer Schweizer Electronic AG Namensaktien, mitwirkenden Kreditinstitute für Sie, die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z.B. Namen, Geburtsdatum, Adresse, Staatsangehörigkeit) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Entsprechendes gilt beim Verkauf (Austragung aus dem Aktienregister) Ihrer Aktien.
Sie haben die Möglichkeit uns schriftlich z.B. über E-Mail, Brief oder per Telefon Adressänderungen, E-Mail-Adressen oder ggf. Ihre Vollmacht und Weisungen in Vorfeld der Hauptversammlung der Schweizer Electronic AG mitzuteilen. Wenn Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, verwenden wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten ausschließlich dazu, unser Aktienregister entsprechend Ihren Angaben zu aktualisieren bzw. Ihre Vorgaben bei der entsprechenden Hauptversammlung umzusetzen
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zum Führen des Aktienregisters, Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Abwicklung der Hauptversammlung. Wenn Sie an unserer Hauptversammlung teilnehmen, benötigen wir Ihren Namen und die Anzahl Ihrer Aktien, um Ihnen die erforderlichen Abstimmungsunterlagen zukommen zu lassen. Diese Daten erscheinen später auch in dem kraft Gesetz zu führenden Teilnehmerverzeichnis. Auch wenn Sie einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung stellen oder Gegenanträge oder Wahlvorschläge machen, müssen wir Ihren Namen unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlichen.
Finden virtuelle Hauptversammlungen statt, so wird ein Login-Zeitstempel erhoben und dabei Name der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers, Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite), Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse) in den Server Log Files gespeichert. In der Login Maske werden Aktionärsnummer und Passwort bzw. Anmeldebestätigungsnummer und Internet-Zugangscode sowie die E-Mail-Adresse verarbeitet.
Dies gilt auch für Anmeldungen, die Sie für Dritte beantragt bzw. bevollmächtigt haben. Bei Briefwahl werden die abgegebenen Stimmen per Briefwahl oder Weisungen an den Stimmrechtsvertreter verarbeitet. Der Zweck ist dabei, die Identifizierung berechtigter Aktionäre und deren Teilnahmeberechtigung an der virtuellen Hauptversammlung, die Herstellung und den Unterhalt der elektronischen Verbindung, die Herstellung elektronischer vergessener Passwörter, Versand von Anmeldebestätigungen sowie das Management der Stimmabgabe.
Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten nur zu Zwecken, die mit den vorgenannten Zwecken vereinbar sind (z.B. Führen von Statistiken über Aktientransaktionen, Aktionärsentwicklung, Übersicht der größten Aktionäre).
Auch verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie handels-, steuer-, aktien- oder aufsichtsrechtliche Vorgaben bzw. Aufbewahrungsfristen.
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Absatz 1f) DSGVO. Dies ist der Fall, wenn wir z.B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Wertpapiervorschriften solcher außereuropäischen Länder einzuhalten.
Falls Sie uns Ihre E-Mail-Adresse für den elektronischen Versand der Hauptversammlungsunterlagen zur Verfügung gestellt haben, verarbeiten wir diese mit Ihrer Einwilligung nach § 1a) DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit auch ohne Angabe von Gründen widerrufen.
Bestellen Sie für einen von Ihnen Bevollmächtigten Eintrittskarten zur Hauptversammlung haben Sie die von Ihnen benannte Person auf die Datenerhebung bei Schweizer Electronic AG hinzuweisen. Schweizer Electronic AG erhebt die Daten des Bevollmächtigten nur zum Zwecke des Versands der Eintrittskarten, sowie der Durchführung der Teilnahme dieser Person an der Hauptversammlung, einschließlich der Ausübung der damit zusammenhängenden Rechte, insbesondere des Stimmrechts.
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.
2. Verantwortliche Stelle im Unternehmen
Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Nutzung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten ist, soweit keine abweichende Vereinbarung getroffen ist, die Schweizer Electronic AG, Einsteinstraße 10, 78713 Schramberg, vertreten durch die Vorstände Nicolas-Fabian Schweizer und Marc Bunz.
3. Übermittlung und Weitergabe der personenbezogenen Daten
Externe Dienstleister:
Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservice-Gesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister) zum Teil externer Dienstleister. Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich im Rahmen einer vertraglich geregelten Auftragsdatenverarbeitung verarbeitet. Eine Nutzung der Daten durch den Dienstleister für eigene Zwecke erfolgt nicht.
Weitere Empfänger:
Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können Schweizer Electronic Aktionäre nach § 29 AktG, die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen. Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen). Bestimmte Informationen sind entsprechend gesetzlicher Vorgaben einer sogenannten Bereichsöffentlichkeit zur Verfügung zu stellen und sind somit im Internet verfügbar und auf unserer Internetseite veröffentlicht.
4. Speicherfristen
Soweit bei der Erhebung (z.B. im Rahmen einer Einwilligungserklärung) keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert oder gelöscht, soweit diese nicht mehr zur Erfüllung des Zwecks der Speicherung erforderlich sind, es sei denn gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen einer Löschung entgegen. (Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz).
Für Daten, die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfasst wurden, beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig drei Jahre. Nach Veräußerung Ihrer Aktien müssen wir die im Aktienregister gespeicherten Daten regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren.
Darüber hinaus bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten nur auf, soweit dies im Zusammenhang mit möglichen Ansprüchen gegen uns erforderlich ist. Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt in der Regel drei Jahre, in manchen Fällen auch bis zu 30 Jahre.
5. Widerruflichkeit erteilter Einwilligungserklärungen
Wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, haben Sie das Recht, die erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, d.h. der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf auf Basis der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht. Nach erfolgtem Widerruf darf Schweizer die personenbezogenen Daten nur insoweit weiterverarbeiten als Schweizer die Verarbeitung auf eine anderweitige Rechtsgrundlage stützen kann.
6. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten, Widerspruchsrecht sowie Recht auf Datenübertragbarkeit
Nach anwendbarem Datenschutzrecht haben Sie gegebenenfalls das Recht:
(i) eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Schweizer personenbezogene Daten über Sie verarbeitet und Auskunft über die von Schweizer verarbeiteten personenbezogene Daten zu erhalten,
(ii) die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen,
(iii) die Löschung, der durch Schweizer verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
(iv) die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Schweizer zu verlangen,
(v) personenbezogene Daten, die Sie Schweizer bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder zu verlangen, dass die personenbezogenen Daten an einen Dritten übermittelt werden oder
(vi) der Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Schweizer zu widersprechen.
7. Ansprechpartner
Die Schweizer Datenschutzorganisation unterstützt bei allen Fragen rund um das Thema Datenschutz. Auch können Beschwerden gegenüber der Schweizer Datenschutzorganisation angebracht und die in Ziffer 5 genannten Rechte geltend gemacht werden.
Die Schweizer Datenschutzorganisation kann unter datenschutz@schweizer.ag kontaktiert werden.
Der zuständige Datenschutzbeauftragte der Schweizer Electronic AG ist:
Thomas Brüstle
Schweizer Electronic AG
Einsteinstraße 10
78713 Schramberg, Deutschland
E-Mail: datenschutz@schweizer.ag
Schweizer ist immer bestrebt, Anfragen und Beschwerden, die über die oben genannten Kanäle eingehen, zu adressieren und diesen abzuhelfen. Neben den oben genannten Kontaktmöglichkeiten bei Schweizer haben Sie aber auch jederzeit die Möglichkeit, die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu kontaktieren.
Die für die Schweizer Electronic AG zuständige Datenschutzbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
Internetseite: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de